Un schéma pour votre agenda

En octobre, j’ai monté une agence web et je n’avais encore jamais assumé un spectre si large de fonctions, à savoir : le commercial, la gestion de projet, l’administratif, le recrutement, le management et tout ce qui relève de la gestion au quotidien (locaux, matériel, outils, communication …). En bref, la vie de n’importe quel gérant de structure à taille humaine.

J’ai eu l’occasion de bosser dans différentes structures : startups, pme, agence et multinationale, et j’aime dire que la polyvalence est ma seule expertise. Mais là, avec cette diversité de tâches plus importantes les unes que les autres, je ne sais plus où donner de la tête. Je traite tout au fil de l’eau et je me rends compte que je ne sais jamais ce qu’est la priorité, je perds en concentration et en efficacité, et j’oublie des sujets importants.

J’ai beaucoup lu et entendu parler d’un système de plages horaires dédiées à un certain type de tâche plutôt qu’un agenda classique, et c’est ce que je viens de mettre en place. Attention, cette organisation est propre à mon secteur, à mon rôle et à la taille de la structure. Libre à vous de l’adapter.

Couleurs :

• Vives : tâches liées à l’activité (réunions, commercial et production).
• Pâles : tâches liées à la gestion (organisation, planning, consommables …).
• Gris : tâches complémentaires facultatives.

Activités :

• Production : concentration sur les éléments à produire tels que les propositions, du développement et de la gestion de projet.
• Commercial : relances par téléphone ou par e-mail, gestion du pipe et des prévisions.
• Rendez-vous : les appels, les réunions (clients et partenaires) et les formations ; à compléter par de la production si vous n’en avez pas de programmés.
• Réunion : brief sur les tâches planifiées le lundi matin, débrief le vendredi soir.
• Organisation : objectif inbox zéro, planification de la journée et mise à jour des différents outils de gestion.
• Interne : ajustement de la journée, échange avec un collaborateur et gestion de tout ce qui est locaux, matériel, consommables etc …
• Gestion : pour tout ce qui est paperasse, recrutement, facturation, services etc …
• Stratégie : réflexions stratégiques, optimisation des process et des supports commerciaux et mise à jour du site et des réseaux sociaux.
• Veille : e-réputation, actualités du secteur, études de méthodologies, comparaison et essai de solutions.
• Atelier : temps de formation entre collaborateurs, de veille commune ou d’activités d’équipe.
• Déjeuner : avec un client ou un partenaire pour fidéliser, une connaissance pour réseauter ou en équipe.

L’idée est de ne jamais avoir à se demander quelle est la priorité. Cela crée un fil rouge qui vous permet de rester concentré et d’enchaîner de façon fluide vos tâches. Cependant, je reste convaincu qu’il est important voire nécessaire pour une PME de garder de la souplesse : cela doit être un schéma de base et non pas un cadre.

Cette méthode vous évite de vous laisser absorber par le flux entrant et vous rappelle notamment de prendre du temps pour vos collaborateurs, de travailler votre stratégie, d’animer votre marque et d’optimiser vos outils.

Il y aura toujours des imprévus, j’attends toujours de finir à 19h, mais l’idée est là. Je vous tiendrai au courant de l’évolution de mon schéma et je serais curieux de voir le votre, de lire votre retour d’expérience sur le sujet et d’avoir votre avis.

Article initialement publié sur mon compte LinkedIn Pulse : ici.

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